Umlagefähigkeit von Versicherungen in der Hausverwaltung
Wie sieht es mit Umlagefähigkeit von Versicherungen wie etwa der Gebäudeversicherung aus? Dieses Thema ist für Hausverwaltungen ein Klassiker. Es hat in der Praxis erhebliche finanzielle Auswirkungen: Welche Kosten muss die Verwaltung zahlen und welche die Mieter? Welche Umlagen sind überhaupt zulässig? Gerade über die Zuordnung von Versicherungsprämien zu den Betriebskosten gibt es zwischen Mietern und Vermietern immer wieder Streitigkeiten, nicht selten kommt es zu Beanstandungen. Im äußersten Fall kommt es zu Rückforderungen durch die Mietparteien – die manchmal auch gerichtlich eingeklagt werden. Deshalb gilt: Eine professionelle Prüfung der Umlagefähigkeit von Versicherungen vermeidet Ärger. Hier erfahren Sie mehr.
Warum ist die Frage nach der Umlagefähigkeit für Hausverwaltungen von Bedeutung?
Bei der Umlage geht es um die Verlagerung von Zahlungspflichten von Eigentümern zu Mietern. Grundlage dafür ist der zwischen den beiden Parteien abgeschlossene Mietvertrag. Aber auch für Hausverwaltungen, die von der Eigentümerseite eingesetzt werden, ist der korrekte Umgang mit der Umlagefähigkeit einzelner Versicherungen existenziell. In erster Linie geht es um die Reputation: Der korrekte rechtliche Umgang mit Jahresabrechnungen ist ein Zeichen von Professionalität – und das Vertrauen in die Kompetenz der Verwaltung ist die Grundlage eines guten Verhältnisses zu den Eigentümern.
Aber auch konkrete Schadensersatzansprüche gegen den Verwalter sind möglich. Das kann zum Beispiel durch den Abschluss wirtschaftlich unangemessener Versicherungen oder die Missachtung eindeutiger vertraglicher und beschlussmäßiger Vorgaben der Eigentümergemeinschaft geschehen.
Auch langjährige Abrechnungspraktiken bieten keinen ausreichenden Schutz, wenn sie rechtlich unzulässig sind. Nur eine fundierte Rechtsberatung durch ausgewiesene Experten verschafft die notwendige Rechtssicherheit und schützt Verwalter vor persönlichen Haftungsfolgen.
Rechtliche Grundlage: Betriebskostenverordnung
Die Antwort auf die Umlagefähigkeit von Versicherungen steht wie so häufig im Gesetz. Die Betriebskostenverordnung legt fest, was zu den umlagefähigen Betriebskosten gehört. Laut Regelung können dabei nur Versicherungskosten umgelegt werden, die mit den Betriebskosten oder den Risiken für das Gebäude selbst zusammenhängen.
- Nach § 1 BetrKV sind Betriebskosten laufende Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum oder den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes entstehen.
- Nicht zu den Betriebskosten gehören Verwaltungskosten sowie Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten (§ 1 Abs. 2 Nr. 1 und Nr. 2 BetrKV)
In § 2 Nr. 13 BetrKV werden Versicherungen ausdrücklich genannt: Umlagefähig sind danach Sach- und Haftpflichtversicherungen, soweit sie dem Gebäude, dem Grundstück oder der Nutzung dienen. Für Hausverwaltungen bedeutet das: Die Umlagefähigkeit ist nicht eine Frage einer subjektiv angenommenen Zweckmäßigkeit, sondern der klaren rechtlichen Einordnung. Jede Abweichung von der BetrKV birgt daher ein erhebliches Haftungsrisiko.
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Versicherung |
Umlagefähigkeit |
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Gebäudeversicherung (Feuer, Sturm, Wasser usw.) |
Ja, laut § 2 Nr. 13 BetrKV. |
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Elementarschadenversicherung |
Ja, sofern laufende Zusatzdeckung zur Gebäudeversicherung. |
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Grundstücks-/Gebäudehaftpflicht |
Ja, laut § 2 Nr. 13 BetrKV. |
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Haus- und Grundbesitzerhaftpflicht |
Ja, soweit der Versicherungsschutz objektbezogen ist. |
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Glasversicherung |
Ja, soweit sie nicht in der Gebäudeversicherung enthalten ist. |
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Gewässerschadenhaftpflicht |
Ja, wenn entsprechende Anlagen vorhanden sind (z. B. ein Öltank). |
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Terrorversicherung |
In der Regel nein, da sie kein typisches, laufendes Gebäuderisiko abdeckt. |
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Rechtsschutzversicherung |
Nein, denn sie ist eine Vermögensschadenversicherung. |
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Mietausfallversicherung |
Nein, denn sie ist eine Vermögensschadenversicherung. |
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D&O-Versicherung |
Nein, sie deckt Vermögensschäden durch Pflichtverletzung von Organen wie WEG ab. |
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Bauleistungs- und Bauherrenhaftpflichtversicherung |
Nein, denn sie ist nicht objekt-, sondern projektbezogen. |
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Aufzugsversicherung |
Haftpflichtversicherung: ja. Sach- und Instandhaltungsversicherungen: nein. |
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Elektronikversicherung |
Nein, sie ist eine technische Zusatzdeckung. |
Gebäudeversicherung
Die Gebäudeversicherung ist die klassische umlagefähige Versicherung im Sinne der Betriebskostenverordnung. Feuer, Leitungswasser, Sturm und Hagel sind die größten Gefahren für den Bestand eines Gebäudes. Deshalb werden Versicherungen, die dieses Risiko abdecken, durch § 2 Nr. 13 BetrKV klar erfasst, denn die Versicherungen dienen dem Schutz des Gebäudes als solchem.
Wichtig: Die Prämien für den Versicherungsschutz müssen angemessen sein. Überhöhte Prämien oder ein unverhältnismäßig weiter Deckungsumfang schließen die Umlagefähigkeit ganz oder teilweise aus.
Haus- und Grundbesitzerhaftpflicht
Während die Gebäude- und Grundstückshaftpflicht Schäden erfasst, die vom Gebäude oder vom Grundstück selbst ausgehen, wird mit einer Haus- und Grundbesitzerhaftpflichtversicherung das Risiko von Schäden abgedeckt, die aus einer Verletzung der Verkehrssicherungspflichten des Eigentümers entstehen. Das sind zum Beispiel Räum-, Streu- und Beleuchtungspflichten. Soweit die Versicherung typische, objektbezogene Risiken des Grundstücks oder Gebäudes erfasst, ist sie grundsätzlich auch umlagefähig.
Aufzugs- und Öltankversicherung
Die in § 2 Nr. 13 BetrKV genannte Aufzugsversicherung ist eine reine Haftpflichtversicherung. Sie deckt Schäden ab, die an anderen Gegenständen durch den Betrieb des Aufzugs entstehen. Entsprechendes gilt für den Öltank. Eine spezielle Gewässerschadenhaftpflicht als Versicherung dann umlagefähig, wenn im betreffenden Gebäude ein Öltank verbaut ist. Versichert sind dann Verunreinigungen etwa durch Leckagen. Wenn die Versicherung dagegen den Öltank selbst absichern soll, kann der Eigentümer die Kosten nicht auf den Mieter abwälzen.
Elementarschadenversicherung
Eine Gebäudeversicherung ist zwar keine gesetzliche Pflicht, sie gehört bei einer WEG aber zur üblichen ordnungsgemäßen Verwaltung und wird regelmäßig durch Beschluss der Gemeinschaft vereinbart. Eine Elementarschadenversicherung geht darüber hinaus. In dieser werden auch zusätzliche Risiken wie beispielsweise Schäden durch Starkregen, Erdbeben, Lawinen oder Schneedruck erfasst.
Ist eine Elementarschadenversicherung umlagefähig? Nicht in jedem Fall. Besonders hier gilt der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit. Umlagefähig ist eine Elementarschadenversicherung nur dann, wenn sie wirtschaftlich angemessen ist – und auch die konkrete Risikolage des Gebäudes spielt eine Rolle. So dürfte eine Versicherung gegen Vulkanausbrüche in den meisten Fällen unnötig und damit rechtlich gesehen nicht umlagefähig sein.
Tipp: Hausverwaltungen sollten den Abschluss einer umlagefähigen Elementarschadenversicherung gut begründen können. Das kann etwa durch die Lage, die Schadenshistorie oder die Gefährdungsklasse des Gebäudes geschehen.
Glasversicherung
Die in § 2 Nr. 13 BetrKV benannte Glasversicherung ist die Gebäudeglasversicherung. Das heißt: Sie sichert ausschließlich fest mit dem Gebäude verbundene Glasbestandteile. Das sind Fenster, Außentüren, Glasdächer oder auch verglaste Fassadenelemente. Nicht umlagefähig sind Glasversicherungen, die Inventar, Hausrat oder nutzerbezogene Einrichtungen betreffen.
Wichtig: Bei gemischten Versicherungsverträgen ist eine klare Abgrenzung und Ausweisung des Prämienanteils für das Gebäude erforderlich.
Elektronikversicherung
Eine Elektronikversicherung dient der Absicherung elektronischer und elektrotechnischer Anlagen im versicherten Gebäude gegen Sachschäden und Funktionsausfälle. Sie zählen damit nicht zu den umlagefähigen Betriebskosten im Sinne von § 2 Nr. 13 BetrKV. Denn sie schützen nicht das Gebäude, sondern die Funktionsfähigkeit einzelner technischer Anlagen. Diese sind dem Instandhaltungs- und Substanzrisiko des Eigentümers zuzuordnen. Elektronikversicherungen erfassen kein laufendes Betriebs- oder Haftpflichtrisiko.
Vorsicht: Besonders fehleranfällig sind Sammelpositionen wie „Versicherungen technischer Anlagen“, in denen auch Elektronikversicherungen enthalten sind.
Besonderheiten bei der WEG-Abrechnung
In Wohnungseigentümergemeinschaften gelten zusätzliche Anforderungen, denn hier wird streng zwischen Gemeinschaftseigentum und Sondereigentum unterschieden. Die Umlagefähigkeit von Versicherungen richtet sich deshalb nicht nur nach der BetrKV, sondern auch nach der Teilungserklärung und den Beschlüssen der Gemeinschaft. Das bedeutet für die Hausverwaltung: Umlagefähig sind nur diejenigen Versicherungen, die das Gemeinschaftseigentum betreffen. Für jegliche Art von Sondereigentum müssen die einzelnen Eigentümer selbstständig Versicherungen abschließen.
Besonderheiten bei Gewerbeobjekten
Bei Gewerbeobjekten sind – anders als bei Wohngebäuden – sehr viele Aspekte in den Mietverträgen frei regelbar. Die umlagefähigen Kostenarten können hier weitgehend frei vereinbart werden – und dazu gehören auch die Versicherungsprämien. Bei Gewerberaummietverhältnissen werden häufig Versicherungen abgeschlossen, die der Absicherung eines gewerblichen oder auch eines betriebsspezifischen Risikos dienen. Diese dürfen nur dann auf den Mieter abgewälzt werden, wenn es ausdrücklich im Mietvertrag so vereinbart wurde.
Achtung: Fehlt eine entsprechende Regelung, besteht ein erhöhtes Risiko von Beanstandungen und Rückforderungsansprüchen. Bei Betriebskostenabrechnungen oder bei Vertragsprüfungen kann dies erhebliche finanzielle Folgen haben.
Umlage von Versicherungen in der Praxis
Grau ist alle Theorie – entscheidend ist die Praxis. Wie rechnet man Versicherungen ab? Bei der Jahresabrechnung ist es vor allem wichtig, die folgenden Punkte zu beachten:
- Vermeiden Sie einen Einzelposten Versicherungen und trennen Sie statt dessen klar nach Versicherungsart. Bestimmen Sie dabei jede umlagefähige Versicherung einzeln und eindeutig.
- Beachten Sie bei der Umlage gerade bei Versicherungen die Wirtschaftlichkeit. Zu hohe Prämien sind nicht umlagefähig. Gleiches gilt für einen zu großen Deckungsumfang.
- Bei einer WEG ist außerdem die Beschlusslage in Bezug auf Versicherungen sowie die Teilungserklärung zu berücksichtigen.
Wichtig: Stellen Sie alle Versicherungen, die auf den Mieter umgelegt werden sollen, korrekt und transparent auf. Grundsätzlich gilt, dass pauschale Sammelpositionen das Risiko von Rückfragen und Beanstandungen erhöhen.
Kurz gefasst: Umlagefähige Versicherungen sollten in der Abrechnung
- klar benannt,
- sachlich erläutert
- und eindeutig zugeordnet sein.
Diese Vorgehensweise vermeidet schon im Vorfeld unnötige Streitigkeiten, die wertvolle Ressourcen binden. Der Prüfaufwand für die Verwaltung, die Eigentümer und die Mieter wird durch ein transparentes Vorgehen deutlich reduziert. Und ebenfalls nicht zu unterschätzen: Es stärkt die allgemeine Akzeptanz von Betriebskostenumlagen bei allen Beteiligten.